Diurna - cum se calculează, regimul fiscal, diurnă externă și internă

Diurnă se acordă angajaților, administratorilor și managerilor unei firme și se face în condițiile legii, iar respectarea plafonului legal prestabilit și a celorlalte condiții asigură neimpozitarea acestora. E important de știut care sunt documentele necesare pentru a justifica acei bani oferiți ca diurnă, dar și ce se întâmplă dacă deplasările includ zile de repaus săptămânal. De asemenea, anul trecut, legislația ce vizează deplasările în afară țării a fost mult modificată, unele aspecte vizând inclusiv drepturile salariale și cele conexe acestora la care au dreptul detașații.

Potrivit Hotărârii nr. 714/2018, persoana delegată într-o localitate situată la o distanță cuprinsă între 5-50 km de localitatea în care își are locul de muncă beneficiază de o indemnizație de delegare de 20 de lei/zi. Pe de altă parte, persoană delegată într-o localitate situată la o distanță mai mare de 50 de km de localitatea în care își are locul permanent de muncă și care nu se poate înapoia la sfârșitul zilei de lucru beneficiază de o alocație zilnică de delegare compusă din: o indemnizație de delegare, în cuantum de 20 lei/zi și o alocație de cazare, în cuantum de 230 lei/zi, în limita căreia trebuie să își acopere cheltuielile de cazare.

Cum se calculează

Așadar, din anul acesta pentru deplasările în interes de serviciu în interiorul țării, suma maximă deductibilă pentru indemnizația de delegare va fi de: 20 x 2.5 = 50 lei, cu 7.5 lei mai mult decât în anul precedent: 17 x 2.5 = 42.5 lei. Exemplu de calcul (presupunem că un angajat se află în delegație în România în următoarea perioadă):

  • Dată și ora plecării: 08 mai 2021 ora 08:00;
  • Dată și ora sosirii: 11 mai 2020 ora 18:00;
  • Diurnă maximă deductibilă acordată cf. legii: 50 RON/zi;

Vom calcula 24 ore începând cu data de 08 aprilie 2021 ora 08:00 până în dată de 11 mai 2021 ora 08:00 și vom avea 3 zile de diurnă. De la ora 08:00 (ziua 11 mai 2021) până la ora 18:00 (ziua 11 mai 2021) mai sunt 10 ore de delegație (mai puțin de 12 ore, conform celor menționate mai sus). Astfel că, angajatul este în delegare pentru o perioada de 3 zile și va beneficia de o diurnă în valoare de: 3 zile * 50 lei/zi. Pentru delegarea cu o durata de o singură zi, precum și pentru ultima zi, în cazul delegării de mai multe zile, indemnizația se acordă numai dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore.

Salariaţii detașați sau delegați au dreptul la plata cheltuielilor de transport şi cazare, precum şi la o indemnizaţie specială, potrivit Codului muncii. "Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil", scrie, mai exact, în Codul muncii. La fel și salariatul detașat - indemnizația de detașare. În ceea ce privește detașările în afară țării, avem Legea nr. 16/2017 privind detașarea salariaților în cadrul prestării de servicii transnaționale, lege care, în anul 2018, a fost modificată. Reglementarea diurnelor din Codul muncii și cea din Legea nr. 16/2017 se completează însă cu numeroase prevederi din Codul fiscal și nu numai. Foarte important este aspectul deductibilității acestor diurne.

Diurna internă & externă

În anul 2021, nivelul maxim deductibil al diurnei se păstrează la nivelul anului 2020, astfel:

  • pentru diurnă internă - suma maxim deductibilă este de 50 lei/zi;
  • pentru diurnă externă: suma maxim deductibilă este 2.5 ori nivelul pentru instituții publice. Diurnă externă maxim deductibilă este stabilită pentru fiecare țară în parte. Tabelul cu sumele pentru fiecare țară se poate regăsi aici - https://iconta.ro/calculator-diurna.html;

Document justificativ pentru decontarea diurnei

Singură justificare a decontării diurnei este ordinul de deplasare/decontul de cheltuieli care arată efectuarea deplasării în interes de serviciu și durata acesteia. Diurna în sine nu are la baza un document cum ar fi bonul, chitanța sau factura.

Condițiile pentru acordare diurnei interne

Diurnă se acordă fiecărui angajat care este trimis într-o misiune de serviciu: la o distanță de minimum 5 km de localitatea în care angajatul își are locul de muncă; pentru o perioada de maximum 60 de zile calendaristice pe an; numai dacă durata deplasării este de cel puțin 12 ore. În situații speciale, perioada de 60 de zile se poate prelungi cu până la 60 de zile, însă numai cu acordul expres al angajatului.

Condiții de acordare a diurnei unde se depășește suma maximă deductibilă

În cazul unei depășirii a sumei maxime deductibile, diferența peste plafonul deductibil (în țară este de 50 lei/zi) este considerat venit de natură salarială și se taxează la fel că salariul – cu CAS, CASS și impozit.

A. Diurnă internă: diurnă internă se acordă pe zile calendaristice; pentru delegarea cu o durată de o singură zi, precum și pentru ultima zi, în cazul delegării de mai multe zile, indemnizația se acordă numai dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore.

B. Diurnă externă: se calculează diferit de diurnă internă în sensul că perioada pentru care se acordă diurnă se determină în funcție de mijlocul de transport folosit, astfel:

a) momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, și momentul aterizării avionului, la sosirea în țară, dar și pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României;

b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a României, atât la plecarea în străinătate, cât și la înapoierea în țară.

Pentru fracțiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurnă se acordă astfel: 50% până la 12 ore și 100% pentru perioada care depășește 12 ore. De asemenea, dacă un angajat este în deplasare pentru mai mult de 120 de zile, diurnă primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile este considerată venit de natură salarială și va fi supusă impozitului pe salarii și va fi inclusă în baza lunară pentru contribuții sociale obligatorii pe statul de plată.

Pe de altă parte, în anumite situații, angajatul poate primi un avans înainte de a efectua deplasarea, urmând că la reîntoarcerea din deplasare să cumuleze toate cheltuielile antrenate inclusiv diurnă. Dacă suma cheltuielilor plus diurnă este mai mică decât avansul acordat atunci angajatul va primi diferența, iar dacă raportul de mărime este invers, angajatul va trebui să restituie surplusul.

În vederea îndeplinirii tuturor acestor proceduri legale, enumerate în acest articol, este necesară întocmirea unui ordin de deplasare de către angajat. Deși legislația nu prevede un termen limită pentru entități private privind formularea acestui document, de regulă acestea se stabilesc prin proceduri interne proprii.

 BIBLIOGRAFIE

  1. https://www.avocatnet.ro/articol_56959/Diurn%C4%83-2021-Principalele-aspecte-de-care-se-%C8%9Bine-cont-pentru-acordarea-sa-corect%C4%83.html
  2. https://resursehr.ro/diurna-legala-interna-si-externa/
  3. https://www.calculatorvenituri.ro/diurna-legala-in-anul-2016-ultimele-modificari
  4. http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/7037